Cotação

✅ Guia – Módulo de Cotação no Dot Transporter

🧾 Objetivo da Cotação

O módulo de cotação permite registrar uma necessidade de compra, enviar solicitações para múltiplos fornecedores e, com base nas respostas, aprovar uma proposta e gerar automaticamente uma Ordem de Compra.

Essa funcionalidade garante mais controle, competitividade e organização no processo de aquisição de peças, produtos e serviços.

🛠️ 1. Configuração Inicial – Cadastro de Status da Cotação

Antes de criar uma cotação, é necessário configurar os status que representam o fluxo da cotação na sua empresa.

Caminho:

Menu Cotação > Cadastros > Cadastro de Status

Você pode criar status como:

• Iniciado

• Em andamento

• Concluído

⚠️ Importante: marque o check “Final?” somente no status que representa o encerramento da cotação, como por exemplo "Concluído".

📋 2. Acesso ao Monitor de Cotações

Caminho:

Menu Cotação > Monitor

A tela de monitor segue o padrão do sistema, com:

• Filtros superiores: data, veículo, status, número da cotação

• Grid central: exibe todas as cotações cadastradas, com informações resumidas

📝 3. Cadastro de Nova Cotação

Você pode criar uma nova cotação clicando em:

• Botão “Nova Cotação”

• Ou com o botão direito do mouse > “Nova Cotação”

Na tela de cadastro, informe os dados:

Campos obrigatórios:

• Data da solicitação

• Status atual

Campos opcionais:

• Solicitante

• Veículo vinculado

• Descrição do pedido

• Observação geral ou financeira

• Valor disponível para compra

• Itens do sistema (você pode selecionar produtos já cadastrados para cotar)

Clique em Confirmar para salvar a cotação.

📧 4. Envio da Cotação para Fornecedores

Após criada, selecione a cotação no monitor e clique com o botão direito > “Enviar Cotação para Fornecedor”

Na tela que será aberta:

• Escolha o status do envio

• Selecione o fornecedor (deve estar cadastrado na base de pessoas)

• Informe o e-mail do fornecedor

• Confirme o envio

O envio será registrado e ficará disponível nos dados auxiliares da cotação.

📦 5. Gerenciamento da Resposta da Cotação

Para acompanhar o retorno dos fornecedores:

1. Acesse os dados auxiliares da cotação

2. Vá até a aba Cotação Envio

3. Clique com o botão direito em um envio para acessar as opções:

• Retorno da Cotação

• Confirmar Cotação

• Editar Envio

• Imprimir Envio

• Gerar Ordem de Compra

Essas ações permitem registrar a resposta do fornecedor, aprovar uma proposta e iniciar o processo de compra formal.

🔄 6. Atualização do Status da Cotação

Sempre que houver movimentação no processo (envio, resposta, aprovação), acesse o cadastro da cotação e atualize o status conforme o andamento.

Ao concluir o processo, selecione o status final configurado com o check “Final?” para encerramento adequado.

📌 Boas Práticas

• Sempre utilize status claros e padronizados para controle do processo

• Mantenha os e-mails dos fornecedores atualizados no cadastro de pessoas

• Registre todos os retornos de forma oficial no sistema (nunca apenas por fora)

• Prefira utilizar itens já cadastrados no sistema para maior rastreabilidade

• Finalize todas as cotações com o status correto para manter seu monitor limpo e confiável